Yrityksellä on hyvät tuotteet, osaava myyntitiimi ja tavoitteet kasvulle. Silti myyjien kalenterissa on tyhjiä kohtia.

Mistä ongelma johtuu?

Usein kyse ei ole siitä, etteivätkö myyjät osaisi myydä. Myyjillä ei yksinkertaisesti ole riittävästi oikeita asiakkaita, joiden kanssa keskustella.

Tässä kohtaa buukkaus tulee mukaan.

Buukkaus tarkoittaa potentiaalisten asiakkaiden kontaktointia ja myyntitapaamisten sopimista yrityksen myyjille.

Buukkaus voi olla yrityksen omaa toimintaa tai se voidaan ulkoistaa asiakashankintaan erikoistuneelle kumppanille.

Mutta kumpi kannattaa?

Tässä oppaassa käydään läpi, mitä buukkaus tarkoittaa, miten buukkaus toimii, mitä hyvä buukkaus vaatii ja milloin buukkauksen ulkoistaminen voi olla yritykselle järkevää.

Mitä buukkaus tarkoittaa?

Buukkaus eli tapaamisten buukkaus tarkoittaa käytännössä sitä, että potentiaalisiin asiakkaisiin ollaan aktiivisesti yhteydessä ja pyritään sopimaan heidän kanssaan myyntitapaaminen.

Buukkausta voidaan tehdä esimerkiksi:

puhelimitse
sähköpostilla
LinkedInissä
eri kanavia yhdistämällä

Tyypillinen prosessi näyttää tältä:

Potentiaalinen asiakas

↓

Kontaktointi

↓

Keskustelu

↓

Tarpeen tai kiinnostuksen kartoittaminen

↓

Myyntitapaamisen sopiminen

↓

Myyjä tapaa asiakkaan

↓

Tarjous

↓

Kauppa

Buukkaajan tehtävä ei siis välttämättä ole tehdä varsinaista kauppaa.

Hänen tehtävänsä on luoda myyjälle mahdollisuus tehdä kauppa.

Mikä on buukkaajan tehtävä?

Hyvä buukkaaja tekee paljon enemmän kuin vain täyttää kalenteria.

Hänen pitäisi pystyä tunnistamaan, kenen kanssa myyjän kannattaa käyttää aikaa.

Hyvä buukkaus tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

oikea kohderyhmä tavoitetaan
potentiaalinen asiakas tunnistetaan
keskustelu käydään asiakkaan tilanteen kautta
kiinnostus selvitetään
tapaamisen tarkoitus tehdään selväksi
tapaaminen sovitaan oikealle henkilölle
sovittu tapaaminen on aidosti relevantti myyjälle

Tavoitteena ei ole mahdollisimman suuri tapaamismäärä.

Tavoitteena on mahdollisimman paljon laadukkaita myyntimahdollisuuksia.

Miksi yritykset tarvitsevat buukkausta?

Monessa yrityksessä myyjän työpäivä koostuu useasta eri tehtävästä.

Myyjä voi käyttää aikaa:

potentiaalisten asiakkaiden etsimiseen
asiakaslistojen läpikäyntiin
puheluihin
sähköposteihin
tapaamisiin
tarjousten tekemiseen
neuvotteluihin
follow-upiin
hallinnollisiin tehtäviin

Ongelma syntyy silloin, kun myyjän aika jakaantuu liian moneen tehtävään.

Myyjä on parhaimmillaan tilanteessa, jossa hän voi keskittyä myyntiin.

Jos merkittävä osa työajasta kuluu asiakkaiden etsimiseen ja tapaamisten sopimiseen, varsinaiseen myyntiin jää vähemmän aikaa.

Buukkauksen avulla tätä työnjakoa voidaan muuttaa:

Buukkaaja hankkii tapaamiset → myyjä keskittyy myyntiin.

Buukkaus ei ole sama asia kuin liidien hankinta

Termit menevät helposti sekaisin.

Liidi on potentiaalinen asiakas tai yhteydenotto, joka voi johtaa myyntiin.

Buukkaus tarkoittaa yleensä aktiivista prosessia, jossa potentiaaliseen asiakkaaseen ollaan yhteydessä ja tavoitteena on sopia tapaaminen.

Esimerkiksi:

Liidien hankinta

Yritys saa potentiaalisen asiakkaan yhteystiedot ja mahdollisesti kiinnostuksen.

Buukkaus

Potentiaaliseen asiakkaaseen ollaan yhteydessä ja pyritään sopimaan myyntitapaaminen.

Myynti

Myyjä käy tapaamisen, selvittää tarpeen ja pyrkii tekemään kaupan.

Näitä voidaan käyttää myös yhdessä.

Liidit → buukkaus → tapaamiset → myynti → kaupat

Kannattaako buukkaus tehdä itse?

Buukkauksen voi hyvin rakentaa yrityksen omaksi toiminnoksi.

Oma buukkaus voi olla hyvä vaihtoehto esimerkiksi silloin, kun:

asiakashankintaa tarvitaan jatkuvasti
yrityksellä on riittävästi potentiaalista asiakaskantaa
buukkaajalle on jatkuvasti töitä
yritys haluaa pitää prosessin täysin omissa käsissään
yrityksellä on aikaa kouluttaa ja johtaa buukkausta
buukkaus on merkittävä osa yrityksen myyntimallia

Oman buukkaajan etuna on se, että hän oppii ajan kanssa erittäin hyvin yrityksen tuotteet, asiakkaat ja myyntiprosessin.

Toisaalta oman henkilön palkkaaminen tuo myös vastuuta.

Yrityksen täytyy huolehtia esimerkiksi:

rekrytoinnista
perehdytyksestä
koulutuksesta
johtamisesta
työvälineistä
asiakaslistoista
laadun seurannasta
poissaolojen vaikutuksista
riittävästä työmäärästä

Siksi oma buukkaaja ei ole automaattisesti halvin tai helpoin vaihtoehto.

Milloin buukkaus kannattaa ulkoistaa?

Buukkauksen ulkoistaminen voi olla järkevää silloin, kun yritys haluaa kasvattaa myyntimahdollisuuksien määrää ilman, että sen tarvitsee rakentaa koko buukkausorganisaatiota itse.

Ulkoistamista kannattaa harkita esimerkiksi silloin, kun:

1. Myyjillä ei ole tarpeeksi tapaamisia

Jos myyjillä on kapasiteettia mutta kalenterit eivät täyty, ongelma voi olla asiakashankinnassa.

2. Myyjien aika kuluu prospektointiin

Jos myyjä käyttää suuren osan työajastaan potentiaalisten asiakkaiden etsimiseen, ulkopuolinen buukkaus voi vapauttaa myyjän aikaa varsinaiseen myyntiin.

3. Haluat kasvattaa myyntiä nopeasti

Oman buukkausmallin rakentaminen vie aikaa.

Ulkopuolinen kumppani voi mahdollistaa asiakashankinnan käynnistämisen nopeammin.

4. Et halua palkata omaa buukkaajaa

Kaikilla yrityksillä ei ole tarvetta tai halua palkata uutta työntekijää.

5. Haluat testata uutta kohderyhmää

Buukkausta voidaan käyttää myös uuden markkinan testaamiseen ennen kuin yritys tekee suurempia investointeja.

Mitä buukkaus maksaa?

Buukkauksen hinta riippuu merkittävästi toteutustavasta.

Hinnoittelu voi perustua esimerkiksi:

tuntihintaan
kuukausihintaan
buukattujen tapaamisten määrään
toteutuneisiin tapaamisiin
yhdistelmään kiinteää ja tulosperusteista hinnoittelua

Pelkkää hintaa ei kuitenkaan kannata käyttää toimittajien vertailuun.

Jos toinen kumppani tarjoaa tapaamisen 50 eurolla ja toinen 150 eurolla, halvempi ei välttämättä ole parempi.

Oleellista on kysyä:

Kuinka paljon yksi toteutunut ja laadukas myyntimahdollisuus maksaa?

Jos 10 halpaa tapaamista tuottaa yhden tarjouksen ja 10 laadukkaampaa tapaamista tuottaa viisi tarjousta, tapaamishinta ei yksin kerro juuri mitään.

Siksi buukkausta kannattaa mitata koko myyntiprosessin läpi.

Mitä tarkoittaa laadukas buukkaus?

Hyvä buukkaus ei tarkoita sitä, että kalenteri saadaan täyteen hinnalla millä hyvänsä.

Huonosti buukattu tapaaminen voi olla jopa haitallinen.

Myyjä käyttää aikaa tapaamiseen, vaikka asiakkaalla ei ole:

todellista tarvetta
ostohalukkuutta
sopivaa budjettia
päätösvaltaa
oikeaa ajankohtaa

Siksi laadun mittaaminen on tärkeää.

Hyviä mittareita voivat olla esimerkiksi:

Tapaamisten määrä

Kuinka monta tapaamista sovitaan?

Toteutumisaste

Kuinka moni sovittu tapaaminen toteutuu?

Tarjousaste

Kuinka moni tapaaminen johtaa tarjoukseen?

Kauppaprosentti

Kuinka moni tarjous muuttuu kaupaksi?

Myynti / buukattu tapaaminen

Kuinka paljon myyntiä syntyy yhtä buukattua tapaamista kohden?

Näin voidaan nähdä, tuottaako buukkaus oikeasti liiketoimintaa.

Esimerkki: halpa tapaaminen voi tulla kalliiksi

Oletetaan kaksi buukkauspalvelua.

Palvelu A

Tapaaminen maksaa 70 €.

20 tapaamista maksaa:

1 400 €

Tapaamisista syntyy 2 kauppaa.

Palvelu B

Tapaaminen maksaa 130 €.

20 tapaamista maksaa:

2 600 €

Tapaamisista syntyy 5 kauppaa.

Jos yhden kaupan keskimääräinen arvo on 5 000 €, tulos on:

Palvelu A: 10 000 € myyntiä

Palvelu B: 25 000 € myyntiä

Palvelu B maksaa enemmän tapaamisista, mutta tuottaa tässä esimerkissä huomattavasti enemmän myyntiä.

Buukkausta ei siis pidä ostaa mahdollisimman halvalla. Se pitää ostaa mahdollisimman kannattavasti.

Buukkaajan ja myyjän yhteistyö ratkaisee paljon

Buukkaus ei toimi irrallisena toimintona.

Myyjän ja buukkaajan pitää tietää:

Kenelle myydään?

Mitä luvataan?

Mitä tapaamisessa tapahtuu?

Millainen asiakas on hyvä tapaaminen?

Mikä ei ole hyvä tapaaminen?

Myyjän pitäisi myös antaa buukkaajalle palautetta.

Esimerkiksi:

“Nämä tapaamiset olivat erittäin hyviä.”

“Näissä asiakkailla ei ollut riittävää tarvetta.”

“Tätä kohderyhmää kannattaa tavoittaa enemmän.”

“Näissä tapaamisissa päätöksentekijä ei ollut mukana.”

Näin buukkaus kehittyy jatkuvasti.

Yleisin virhe: buukataan tapaamisia vain määrän vuoksi

Jos buukkaajan tavoitteena on vain mahdollisimman suuri tapaamismäärä, järjestelmä voi alkaa ohjata väärään suuntaan.

Buukkari yrittää saada asiakkaan sanomaan kyllä.

Yrityksen pitäisi kuitenkin haluta saada oikea asiakas sanomaan kyllä oikeasta syystä.

Siksi buukkauksen tavoitteeksi kannattaa asettaa esimerkiksi:

Mahdollisimman paljon laadukkaita myyntimahdollisuuksia, ei mahdollisimman paljon kalenterimerkintöjä.

Tämä muuttaa koko toimintatavan.

Kannattaako myyjän buukata itse tapaamisensa?

Tämä riippuu yrityksestä.

Jos myyntiprosessi on lyhyt ja asiakas helposti tavoitettavissa, myyjän oma prospektointi voi olla erittäin toimiva ratkaisu.

Jos taas myyntiprosessi vaatii paljon valmistelua ja myyjän kannattaa käyttää aikansa tapaamisiin, tarjouksiin ja neuvotteluihin, buukkaajan käyttäminen voi olla järkevää.

Hyvä kysymys ei ole:

“Pitäisikö myyjän buukata itse?”

Vaan:

“Missä tehtävässä myyjän työaika tuottaa yritykselle eniten euroja?”

Jos myyjän tunti tuottaa parhaimmillaan merkittävän määrän myyntiä tapaamisissa, ei välttämättä ole järkevää käyttää suurta osaa päivästä potentiaalisten asiakkaiden etsimiseen.

Buukkaus, liidit vai molemmat?

Yrityksen ei tarvitse valita vain yhtä tapaa.

Esimerkiksi toimiva asiakashankinnan kokonaisuus voi olla:

Maksettu mainonta

→ tuottaa liidejä

Buukkaus

→ tuottaa aktiivisesti tapaamisia

Myynti

→ muuttaa tapaamiset kaupoiksi

Follow-up

→ palauttaa menetettyjä mahdollisuuksia takaisin myyntiputkeen

Näin eri kanavat tukevat toisiaan.

5 kysymystä ennen buukkauspalvelun ostamista

Jos harkitset buukkauksen ulkoistamista, kysy palveluntarjoajalta ainakin nämä:

1. Kenelle tapaamisia buukataan?

Onko kohderyhmä määritelty tarkasti?

2. Miten tapaamiset hankitaan?

Käytetäänkö puhelinta, sähköpostia, LinkedIniä vai useita kanavia?

3. Mitä “tapaaminen” tarkoittaa?

Onko kyse vain kalenteriin saadusta ajasta vai täyttääkö tapaaminen tietyt laatukriteerit?

4. Miten tulosta mitataan?

Seurataanko vain buukattuja tapaamisia vai myös niiden toteutumista, tarjouksia ja kauppoja?

5. Miten toimintaa kehitetään?

Hyvä kumppani ei vain buukkaa tapaamisia.

Se analysoi tuloksia ja kehittää tekemistä niiden perusteella.

Milloin buukkausta ei kannata ulkoistaa?

Ulkoistaminen ei ratkaise kaikkia myynnin ongelmia.

Buukkausta ei kannata käyttää laastarina esimerkiksi silloin, kun:

tuote ei vastaa asiakkaan tarpeeseen
kohderyhmä on epäselvä
hinnoittelu ei ole kilpailukykyinen
myyntiprosessi ei toimi
myyjät eivät hoida tapaamisia kunnolla
tarjoukset jäävät seuraamatta
yritys ei tiedä, mitä hyvällä tapaamisella tarkoitetaan

Jos myyntiprosessin alapää vuotaa, pelkkä tapaamisten lisääminen ei välttämättä ratkaise ongelmaa.

Ensin pitää tietää, missä kohtaa myyntiputki on rikki.

Buukkaus kannattaa nähdä osana asiakashankintaa

Buukkaus ei ole yksittäinen temppu.

Se on yksi osa yrityksen asiakashankinnan kokonaisuutta.

Toimiva kokonaisuus voi näyttää tältä:

Kohderyhmä

↓

Potentiaalisten asiakkaiden lista

↓

Kontaktointi

↓

Buukkaus

↓

Tapaaminen

↓

Tarjous

↓

Follow-up

↓

Kauppa

↓

Uusintaosto / suosittelu

Kun jokainen vaihe on suunniteltu, yrityksen myyntiä voidaan alkaa johtaa järjestelmällisesti.

Kannattaako buukkaus ulkoistaa?

Usein kannattaa – mutta ei automaattisesti.

Ulkoistaminen on erityisen kiinnostavaa, jos yrityksellä on hyvä tuote, toimiva myyntiprosessi ja myyntikapasiteettia, mutta liian vähän uusia myyntimahdollisuuksia.

Silloin ulkopuolinen buukkaus voi auttaa yritystä täyttämään myyjien kalenteria ja vapauttamaan myyjien aikaa varsinaiseen myyntityöhön.

Jos taas yrityksen ongelma on esimerkiksi huono tarjous, väärä kohderyhmä tai heikko kauppaprosentti, buukkaus ei yksin ratkaise ongelmaa.

Oikea kysymys ei siis ole “ulkoistetaanko buukkaus?”

Vaan:

“Mikä tapa tuottaa meille eniten laadukkaita myyntimahdollisuuksia mahdollisimman kannattavasti?”

Kasvuneuvos auttaa hankkimaan lisää myyntimahdollisuuksia

Kasvuneuvos auttaa yrityksiä uusien asiakkaiden hankinnassa, liidien hankinnassa ja myyntitapaamisten buukkauksessa.

Tavoitteena ei ole täyttää kalenteria turhilla tapaamisilla.

Tavoitteena on auttaa myyntitiimiä saamaan enemmän oikeita keskusteluja oikeiden potentiaalisten asiakkaiden kanssa.

Kun asiakashankinta toimii, myyjä voi keskittyä siihen, missä hänen aikansa tuottaa eniten arvoa:

asiakkaan kohtaamiseen, tarpeen kartoittamiseen ja kaupan tekemiseen.

Jos yrityksesi myynti kaipaa lisää vauhtia, ensimmäinen askel ei välttämättä ole uuden myyjän palkkaaminen.

Se voi olla parempi tapa hankkia myyjälle oikeita asiakkaita.

→ Ota yhteyttä Kasvuneuvokseen ja selvitetään, voisiko buukkaus olla yrityksellesi toimiva ratkaisu.

Buukkaus – mitä se on ja kannattaako se ulkoistaa?